Мы построили свою работу на том, что детали о клиентах существуют не сами по себе — они возникают в процессе взаимодействия. Когда вы регистрируетесь, запрашиваете расчёт или задаёте вопрос через форму, информация появляется как часть вашего запроса. Она нужна нам только для того, чтобы ответить, выполнить действие или продолжить диалог.
Этот документ объясняет, как мы обращаемся с такой информацией — почему она фиксируется, для чего используется, кто может её видеть, и что вы можете сделать, если захотите её изменить или удалить. Мы не используем шаблонные фразы и не перечисляем абстрактные категории — каждый блок описывает реальные ситуации и действия.
Как информация попадает к нам
Детали появляются в момент, когда вы инициируете контакт. Это может быть форма регистрации, запрос на консультацию, загрузка документов для расчёта или переписка с нашим специалистом. В каждом случае вы сами предоставляете данные, необходимые для выполнения конкретного действия.
Регистрация и начало работы
Когда вы создаёте учётную запись, мы фиксируем ваше имя, адрес электронной почты и контактный телефон. Это минимум, который позволяет нам идентифицировать вас как клиента и связаться при необходимости. Если вы представляете организацию, мы также запрашиваем название компании и ИИН/БИН — без этого невозможно провести расчёты налогов или сформировать отчётность.
Обмен документами и расчёты
Для обработки зарплаты и налогов нужны данные сотрудников: ФИО, ИИН, суммы начислений, даты, льготы. Вы загружаете эти сведения через интерфейс или отправляете файлы. Мы получаем их, обрабатываем по вашему запросу и возвращаем результат. Информация не используется ни для чего, кроме выполнения расчёта и формирования документов.
Переписка и техподдержка
Когда вы пишете нам, мы сохраняем содержание сообщения и вашу контактную информацию. Это нужно, чтобы ответить точно и вернуться к контексту, если вопрос возникнет снова. Переписка хранится в рабочей системе и доступна только тем сотрудникам, которые занимаются вашим запросом.
Зачем нам нужны ваши данные
Каждый тип информации выполняет конкретную функцию. Мы не собираем ничего «на всякий случай» — если данные запрошены, значит, они участвуют в выполнении вашего запроса.
Выполнение расчётов
Чтобы рассчитать зарплату и налоги, нужно знать ставку, стаж, льготы, количество отработанных дней. Без этих деталей расчёт невозможен. Мы получаем их от вас, применяем алгоритмы в соответствии с законодательством Казахстана и формируем итоговые документы.
Отчётность и архив
Законодательство требует хранить расчётные документы несколько лет. Мы сохраняем данные в архиве, чтобы при необходимости восстановить отчёт, подтвердить начисления или предоставить информацию проверяющим органам. Это не наш выбор — это требование закона.
Поддержка и консультации
Когда вы обращаетесь с вопросом, наши специалисты видят вашу историю взаимодействия — какие расчёты проводились, какие документы загружались, что обсуждалось раньше. Это позволяет не начинать каждый раз с нуля и отвечать точно.
Мы не продаём информацию третьим лицам и не используем её для маркетинга. Если вы получаете от нас письма, это либо ответ на ваш запрос, либо обязательное уведомление о статусе расчёта или изменениях в законодательстве, которые влияют на ваши данные.
Кто имеет доступ и как данные защищены
Информация о вас не лежит в открытом виде. Она находится в защищённых системах, и доступ к ней ограничен рамками служебной необходимости. Только те сотрудники, которые выполняют ваш запрос, могут её видеть.
Внутренний доступ
Расчётная группа работает с данными сотрудников для формирования зарплаты и налогов. Специалисты техподдержки видят переписку и историю обращений. Администраторы имеют доступ к системам, но не работают с содержимым напрямую — их задача обеспечить стабильность и безопасность.
Каждое действие с данными фиксируется: кто, когда и что открыл. Это позволяет контролировать доступ и выявлять нарушения, если они произойдут.
Внешние получатели
Иногда информация передаётся за пределы компании. Это происходит только в двух случаях: по вашему прямому указанию (например, когда вы просите отправить отчёт вашему бухгалтеру) или по требованию закона (налоговые, судебные органы, проверяющие инстанции).
Мы используем сторонние сервисы для хранения данных и обмена файлами. Эти провайдеры работают по договору, который обязывает их защищать информацию и не использовать её для своих целей. Мы не передаём данные в страны, где отсутствуют адекватные стандарты защиты.
Технические меры: шифрование каналов связи, ограничение доступа по ролям, регулярное обновление систем безопасности, мониторинг активности. Но любая система имеет уязвимости. Мы делаем всё возможное, чтобы снизить риски, однако не можем гарантировать абсолютную защиту — такой гарантии не существует.
Что вы можете сделать со своими данными
Вы имеете право видеть, что мы храним, исправлять ошибки, ограничивать использование или требовать удаления. Эти права не абсолютны — есть ситуации, когда закон обязывает нас сохранить информацию, даже если вы хотите её удалить.
Запрос на просмотр
Вы можете запросить полную копию своих данных. Мы предоставим её в течение 15 рабочих дней в структурированном формате (обычно PDF или Excel). Если объём большой, может потребоваться дополнительное время — мы сообщим об этом сразу.
Исправление
Если вы заметили неточность в своих данных, напишите нам. Мы проверим информацию и внесём изменения, если ошибка подтвердится. Некоторые данные (например, ИИН или суммы начислений) мы не можем изменить самостоятельно — они привязаны к документам, которые вы предоставили.
Удаление
Вы можете потребовать удалить свои данные. Если нет юридических оснований для их хранения, мы это сделаем. Но если закон требует сохранить отчётность или документы несколько лет, удаление будет отложено до истечения этого срока. Мы объясним причину и укажем дату, когда удаление станет возможным.
Сколько времени мы храним данные
Длительность хранения зависит от типа информации и требований законодательства. Мы не держим данные дольше, чем это необходимо.
- Учётные записи активных клиентов хранятся до тех пор, пока действует договор или пока вы не попросите их удалить
- Расчётные документы и отчётность — 5 лет с момента формирования (требование налогового законодательства Казахстана)
- Переписка с техподдержкой — 3 года, после чего автоматически удаляется, если нет активного обращения
- Данные сотрудников, обрабатываемые по вашему поручению, хранятся согласно вашим указаниям или в соответствии с законом
Когда срок истекает, данные удаляются из активной системы и из резервных копий. Этот процесс занимает до 30 дней.
Если вы прекращаете работу с нами, мы предлагаем вывезти все ваши данные. После этого они удаляются, за исключением тех, что должны остаться по закону.
Как связаться с нами по вопросам защиты данных
Если у вас есть вопросы о том, как мы обращаемся с вашей информацией, или вы хотите воспользоваться своими правами, напишите нам. Обращения обрабатываются в порядке поступления, обычно в течение 5 рабочих дней.
Если вы считаете, что ваши права нарушены, вы можете обратиться в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных Республики Казахстан. Мы готовы сотрудничать с надзорными органами и предоставлять запрашиваемую информацию.